Как я искала компьютерную программу для салона красоты

Анна Свиридова

Последнее время очень много говорят и пишут о том, что для открытия салона красоты нужно новейшее оборудование, опытные специалисты и т.п., но недостаточно внимания уделяют вопросу о необходимости его автоматизировать, а именно – оборудовать современными компьютерами, и, конечно, найти подходящую компьютерную программу для управления салоном красоты. Как это сделать, я хочу рассказать на собственном примере.

Начнем с того, что свой салон красоты я открыла в 2001 году. Конечно, по началу не все было гладко, но за несколько лет работы мой салон приобрел хорошую репутацию, стал окупаться, появились постоянные клиенты. Дела шли хорошо, но, я решила, что нельзя останавливаться на достигнутом, нужно постоянно идти вперед, быть на шаг впереди конкурентов. А как этого добиться? Безусловно - повышать качество обслуживания клиентов, вводить новые услуги, предоставлять дополнительный сервис. Но для этого необходимо знать своих постоянных клиентов, иметь о них информацию, учитывать их предпочтения. Так и возникла мысль об автоматизации салона красоты.

От пасьянса до Экселя, прото-программа для салона красоты
К 2004 году, персональные компьютеры были уже в широкой продаже. Понимая, что компьютерная революция уже свершилась, и, в ближайшее время без современных технологий будет сложно выжить на этом рынке, я поехала в ближайший магазин и приобрела мой первый компьютер. После установки новой игрушки в салоне, у всего персонала возникла паника, особенно у моих девочек администраторов. Что это такое? Нам придется на нем работать? Зачем? Ведь мы и так всех знаем в лицо и все учитываем! На тот момент я и сама смутно представляла, как это все должно работать и с чего надо начинать. Однако, через несколько месяцев, я освоила не только Пасьянс, но и такие приложения как Word и Excel. Оказалось совсем не сложно составить в таблицу Excel, в которой содержалась вся информация по клиентам: Фамилия Имя Отчество, дата рождения, телефон, адрес, скидка. И это был уже настоящий прогресс! Появились реальные данные, сформировалась база постоянных клиентов.

Затем я создала отдельные файлы по оказанным услугам, по проданным товарам. Следующим моим достижением было использование формул для начисления заработной платы сотрудникам. Поверьте – для меня это было действительно прорывом! Но, несмотря на все успехи, я понимала, что возникала проблема незащищенности данных. Ведь любой, кто имел доступ к компьютеру, мог удалить всю имеющуюся информацию (что, кстати, произошло один раз после увольнения одного из сотрудников), мог ее изменить, но, что самое страшное, мог скопировать эти данные. Медлить было нельзя, нужно было что-то делать. Так начался новый этап автоматизации моего салона красоты.

Когда Экселя стало мало, появилась первая самодельная программа для салона красоты
Пообщавшись со знакомыми, я вышла на одного молодого студента 5-го курса какого-то института связанного с программированием. Изложила ему суть проблемы – нужна компьютерная программа для учета в салоне красоты. Студент не сразу согласился, сказав, что задача сложная, разработка займет несколько месяцев, и будет стоить 500 у.е. «Не так уж и дешево» - подумала я, но согласилась. В течение двух следующих месяцев нанятый мною программист почти целыми днями находился у меня в салоне. Шла оживленная дискуссия по реализации будущей системы управления. В это время я уже точно представляла, какие функции должна выполнять компьютерная программа по управлению салоном красоты, какие области салона красоты должны быть автоматизированы и какие отчеты должны формироваться. В моем представлении программа должна включать в себя следующие модули:

• картотека клиентов,
• журнал записи клиентов,
• учет выполненных услуг,
• учет продажи товаров,
• начисление заработной платы,
• учет товара на складе,
• учет кассовых операций,
• итоговые отчеты по работе салона красоты.

И вот, через 5 месяцев, была установлена новая компьютерная программа, разработанная для моего салона красоты. Моей радости не было предела - наконец-то заработаем по-новому! Правда, немного омрачало то, что программа не позволяла решать всех задач, первоначально поставленной перед нею. Требовалась дальнейшая доработка, которая потребовала бы дополнительных материальных затрат и нескольких месяцев работы. Отступать было некуда – пришлось согласиться.

Пока шел процесс доработки нашей компьютерной программы для управления салоном красоты, мы постепенно переносили информацию из наших старых файлов Excel в программу. Не понятно почему, но администраторы долго не могли с ней разобраться, несмотря на то, что имели опыт работы на компьютере, да и функционально программа была проста. При этом постоянно были какие-то сбои, правда, со временем, мы их частично устранили.

Теперь, в целом, новый вариант программы повторял мои таблицы данных в Excel, но при этом появились новые возможности: для входа в программу нужно было ввести пароль, появились отдельные окна для занесения и оформления клиентов, список сотрудников и несколько отчетов по работе салона.

Вскоре мы начали полноценно работать с компьютерной программой: обзванивать и приглашать постоянных клиентов на новые услуги, автоматически рассчитывать заработную плату, правда, по одному варианту “процент от услуги”, учитывать выполненные услуги и проданные товары, получать финансовые отчеты.

В процессе работы на программе, всплыли некоторые недоработки, которые не были учтены заранее, например:

• не было автоматического поиска клиентов в программе (приходилось глазами пробегать весь список клиентов, что отнимало массу времени),
• скидку клиенту нужно было проставлять каждый раз вручную при регистрации визита,
• услуги и товары шли одним списком, отсортированным по алфавиту,
• товар автоматически со склада не списывался.

Все бы хорошо, но через некоторое время программа начала работать все медленней и медленней, стали возникать ошибки, из-за которых нужно было перезагружать компьютер, и, в конце концов, программа зависла навсегда и никакая перезагрузка не помогала. Хорошо, что я хоть успела сохранить копию данных!

Пришлось разыскивать своего молодого разработчика, но, оказалось, что он переехал жить в другой город. Что же делать? Я обратилась к специалистам, но мне объяснили, что дешевле будет купить специализированное программное обеспечение для салона красоты, чем переделывать мою программу.

«И в третий раз забросил старик в море невод…», или покупка профессиональной программы для салона красоты
И я начала поиск новой компьютерной программы. Просидев целый день в Интернете, нашла несколько компьютерных программ для управления салонов красоты. Почти у каждой компании были демо-версии или демо-ролики программ на сайте. Я их все просмотрела, прочитала описания к программам. Поскольку к тому времени опыт у меня уже был богатый, и я точно знала, на какие нюансы нужно обращать внимание в первую очередь. Я очень тщательно изучила компании, представленные на рынке. Мне нужна была компания, которая:

• существует на рынке как минимум несколько лет,
• имеет хорошую репутацию у клиентов,
• помогает в установке и освоении программы,
• решает любые проблемы, связанные с работой программы,
• может реализовать мои личные пожелания по работе программы.

• максимально простое и удобное рабочее меню,
• разграничение прав доступа для сотрудников,
• автоматическое копирование данных,
• работа одновременно на нескольких компьютерах в салоне,
• высокая надежность программы,
• возможность хранения данных не только на компьютере, но, например на флеш карте (для быстрого извлечения данных из компьютера).

Я объездила несколько компаний, которые занимаются разработкой программного обеспечения для салонов красоты, просмотрела предлагаемые программы, и остановила свой выбор на программе “Universe-Красота” компании “Юниверс-софт”.

Менеджеры показали мне компьютерную программу “Universe-Красота”, которая предназначена для управления салоном красоты и включает в себя следующие возможности:

• ведение клиентской базы,
• хранение информации по клиенту (Ф.И.О., тел., адрес, карта, скидка, депозит),
• напоминания о днях рождениях клиентов,
• предварительная запись клиентов,
• учет накопительных скидок и депозитов,
• автоматический расчет заработной платы сотрудникам,
• график работы сотрудников,
• учет выполненных услуг,
• учет проданных товаров,
• ведение склада,
• расчет с поставщиками,
• учет денежных операций с клиентами,
• учет денежных расходов салона,
• вести полный контроль работы салона красоты (более 50 отчетов).

Эта программа полностью удовлетворяла моим требованиям, плюс к этому я открыла для себя много новых вещей по автоматизации салона красоты, а именно:

• Узнала, что существуют устройства, называемые сканерами, которыми можно автоматически искать товары в программе, за счет чего, увеличивается скорость обслуживания клиента в несколько раз и исключает ошибку при продаже товаров;

• Есть специальные принтеры для печати квитанции клиентам, для строго контроля регистрации клиентов в программе;

• Что можно изготовить для клиентов специальные пластиковые карты, которые наилучшим образом отражают уровень салона красоты и потенциальных клиентов делают постоянными.
  

Проконсультировавшись с менеджером, который имел большой опыт по автоматизации салонов красоты, я приобрела программу на три компьютера к себе в салон. Зачем так много спросите вы? Посмотрите сами:

• один компьютер нужен лично мне для анализа отчетов и выдаче заработной платы,
• второй - на склад для учета прихода и списания товаров,
• третий - администратору для занесения новых клиентов в базу, оформления клиентов и ведения предварительной записи клиентов.

Но больше всего меня приятно удивило то, что менеджер приехал ко мне в салон, установил программу, провел обучение персонально для меня, рассказывая обо всех нюансах работы программы, и отдельно обучил моих администраторов. Впоследствии, я узнала, что к программе бесплатно прилагается сопровождение и техническая поддержка в течение года.

В настоящее время, с этой программой работаю уже больше года, никаких нареканий не имею, небольшие проблемы, которые неизбежно были в начале, моментально устранили. И очень довольна!

Надеюсь, моя история поможет тем владельцам салонов красоты, которые, как и я, заинтересованы в развитии и процветании своего бизнеса.